AI asistent pre HR, ktorý pozná vaše smernice
Namiesto jednej AI na všetko dostane HR vlastného asistenta. Má pridelené vaše HR dokumenty, vlastné zadanie a svoj okruh ľudí. Nižšie je ukážkové nastavenie: čo má zaindexované, ako je nastavený, čo odpovie a čo naopak nerobí.
- Odpoveď s odkazom na článok smernice
- Vlastné zadanie a pridelené zdroje
- Mzdové podklady mimo jeho dosahu
- Odpovedá po slovensky
Čo tento asistent rieši
Zaškolí nového kolegu
Nový človek sa pýta asistenta namiesto kolegov. Dostane ten istý postup zo smernice ako všetci ostatní, hneď v prvý deň a aj na piaty raz.
Odpovie na opakované otázky
Dovolenky, pracovné cesty, stravné, home office. Otázky, ktoré chodia HR každý týždeň, vybaví asistent priamo z vašich dokumentov.
Pri každej odpovedi ukáže zdroj
Ku každej odpovedi pripojí dokument a článok, z ktorého čerpal. Zamestnanec si ju vie overiť a HR vie, že nevznikla odhadom.
Pripraví podklad
Z vašich materiálov pripraví návrh onboardingového plánu pre novú pozíciu alebo zhrnie dlhú smernicu na jednu stranu. Kontrolu a podpis necháva na vás.
Hotové výstupy
Okrem odpovedí vám asistent pripraví aj hotový súbor na stiahnutie z vašich dokumentov. Súčasť plánu Growth a vyššie.
HR a onboarding
Uvítací list vo vašej šablóne
„Podľa šablóny uvítacieho listu priprav list pre Janu Kováčovú, ktorá 1. 10. nastupuje do obchodu.“
Vaša šablóna, smernica o onboardingu, pracovný poriadok
Školenie k smernici
„Zo smernice o cestovných náhradách priprav krátku prezentáciu na školenie tímu.“
Smernica o cestovných náhradách
Smernica na jednu stranu
„Zhrň smernicu o dovolenke do jednostranového PDF pre nových zamestnancov.“
Smernica o dovolenke
Ukážkové nastavenie asistenta
Takto vyzerá HR asistent po nasadení. Rozsah dokumentov a čísla sú modelové, pri vás ich nastavíme podľa toho, čo reálne máte.
- Zaindexované zdroje
- Pracovný poriadok, kolektívna zmluva, smernice o dovolenkách, pracovných cestách a BOZP, onboardingové materiály a šablóny formulárov. Modelovo okolo 240 dokumentov v troch zložkách.
- Kto naň vidí
- Všeobecné smernice sú dostupné každému zamestnancovi. Mzdové podklady a osobné spisy sú v samostatnej zložke, ktorú má pridelenú len HR a mzdové oddelenie. Obchod ani prevádzka sa k nim cez svojich asistentov nedostanú.
- Aktualizácia zdrojov
- Keď smernicu zmeníte, nahráte novú verziu a asistent od tej chvíle odpovedá z nej. Staršie znenie prestane používať, nič sa nepreškoľuje.
Zadanie si určujete vy
Asistent dostane zadanie: krátky text bežnou rečou, v ktorom určíte, ako sa má správať. Nič sa neprogramuje, len napíšete, čo od neho čakáte. Pri HR asistentovi doň patrí napríklad:
- Z ktorých dokumentov smie odpovedať a z ktorých nie
- Aby pri každej odpovedi uviedol dokument a článok
- Aby priznal, keď odpoveď v dokumentoch nie je, a odporučil, na koho sa obrátiť
- Aby nikdy neodhadoval mzdové ani osobné údaje
Nie je to pevný zoznam. Do zadania napíšete čokoľvek, čo má asistent dodržiavať, a kedykoľvek ho prepíšete. Prvé zadania píšeme s vami, ďalšie si upravujete sami.
Čo tento asistent nerobí
- Nepočíta mzdu ani zostatok dovolenky konkrétneho človeka z dochádzky.
- Nevidí osobné spisy zamestnancov, pokiaľ mu ich sami nepridelíte.
- Nerozhoduje o žiadostiach. Ukáže postup a kto ich schvaľuje.
- Nenahrádza právne posúdenie. Na súlad so zákonom je samostatný asistent nižšie.
Ukážka odpovedí
Dve otázky, ktoré HR dostáva stále dokola. Ilustračné ukážky, čísla aj názvy dokumentov sú modelové.
Som nový a idem prvýkrát na služobnú cestu. Ako si ju vybavím a ako sa vyúčtováva?
Podľa smernice o pracovných cestách cestu vopred schvaľuje priamy nadriadený cez cestovný príkaz, stravné sa počíta podľa dĺžky cesty a vyúčtovanie s dokladmi odovzdávate do 10 pracovných dní po návrate. Priložil som odkaz na smernicu aj na formulár cestovného príkazu.
Zdroj: Smernica o pracovných cestách, čl. 2 a 6 · Formulár Cestovný príkazKoľko dní dovolenky mám ako nový zamestnanec a ako si ju žiadam?
Podľa pracovného poriadku máte nárok na 25 dní dovolenky ročne, počas prvého roka pomerne podľa odpracovaných mesiacov. Žiadosť podávate cez interný formulár a schvaľuje ju váš priamy nadriadený. Presný zostatok vám potvrdí mzdové oddelenie, ten z dokumentov vyčítať neviem.
Zdroj: Pracovný poriadok, čl. 7 · Smernica o dovolenkách, čl. 3Asistent na Zákonník práce
HR asistent odpovie, čo je vo vašich smerniciach. Či to sedí so zákonom, už nie, pretože zákon medzi vašimi dokumentmi nie je. Presne to dopĺňa asistent na Zákonník práce: znenie zákona má ako vlastný zdroj a porovná ho s vaším pracovným poriadkom.
- Odpovie zo Zákonníka práce s odkazom na paragraf a dátum účinnosti
- Porovná vaše smernice so znením zákona a ukáže rozdiel
- Upozorní, keď vaše ustanovenie nesedí s tým, čo zákon dovoľuje
Podklad na overenie z verejne dostupného znenia zákona a z vašich dokumentov. Nenahrádza právne poradenstvo ani advokáta.
Ako sme ho nastavili
Prešli sme, čo HR reálne dostáva
Pri analýze sme si prešli otázky, ktoré chodia HR najčastejšie, a dokumenty, v ktorých na ne odpoveď existuje. Väčšinou existuje, len ju nikto nevie nájsť.
Pridelili sme zdroje a zadanie
Asistent dostal presne tie zložky, z ktorých má odpovedať, a zadanie, ktoré mu prikazuje citovať zdroj a priznať, keď odpoveď nemá.
Nastavili sme, kto naň vidí
Bežné smernice sme sprístupnili celej firme, citlivé podklady len HR a mzdám. Prístup viete kedykoľvek zmeniť v administrácii.
Pre koho je HR asistent
- HR a personalisti, ktorých zaťažujú opakované otázky
- Noví zamestnanci počas prvých týždňov
- Vedúci tímov, ktorí schvaľujú dovolenky a pracovné cesty
- Firmy bez HR oddelenia, kde agendu rieši konateľ alebo asistentka
Súčasť každého plánu
Znalostných asistentov si vytvárate neobmedzene vo všetkých plánoch, tento je jeden z nich. Plány sa líšia rozsahom používania, jazykovým modelom a úrovňou podpory, nie počtom asistentov. Prvých navrhneme a nastavíme za vás počas analýzy prínosu AI a pri nasadení, presnú ponuku dostanete po analýze.
Asistent odpovedá z vašich interných HR dokumentov a odpoveď je podklad, ktorý si viete overiť cez uvedený zdroj. Nenahrádza rozhodnutie HR, právne posúdenie ani mzdový systém. Rozsah dokumentov, čísla a názvy v ukážkach sú modelové.
Ušetrite tímu hodiny práce každý deň
Pošlite nám základné informácie o vašej firme a oblasť, ktorú chcete zlepšiť. Termín online ukážky si vyberiete hneď po odoslaní, alebo sa vám ozveme e-mailom, zvyčajne do jedného pracovného dňa. Spoločne potom posúdime, kde vám AI prinesie najväčší prínos.