AI asistent pre financie, ktorý pozná vaše zmluvy
Skôr než niečo preplatíte, overíte si, či to sedí s tým, čo ste podpísali. Asistent má pridelené zmluvy, cenové dodatky a finančné smernice, vlastné zadanie a najužší okruh používateľov zo všetkých. Nižšie je ukážkové nastavenie aj ukážky odpovedí.
- Platobné podmienky priamo zo zmluvy
- Odkaz na konkrétny článok
- Kontrola faktúry oproti dohode
- Zmluvy vidí len financie a vedenie
Čo tento asistent rieši
Platobné podmienky po ruke
Splatnosť, zľavy, skonto, zmluvné pokuty. Odpoveď zo zmluvy s odkazom na článok, bez listovania v naskenovanom PDF.
Sedí faktúra s dohodou?
Pred úhradou si overíte, či fakturovaná položka zodpovedá zmluve. Keď nesedí, asistent ukáže, kde presne je rozpor.
Postupy z interných smerníc
Kto schvaľuje čo a od akej sumy, ako sa rieši zálohová faktúra. Jednotná odpoveď zo smernice namiesto pamäte kolegu.
Podklad, ktorý si overíte
Ku každej odpovedi patrí zmluva a článok. Rozhodnutie ostáva na vašich ľuďoch, asistent len skráti cestu k podkladu.
Hotové výstupy
Okrem odpovedí vám asistent pripraví aj hotový súbor na stiahnutie z vašich dokumentov. Súčasť plánu Growth a vyššie.
Financie
Prehľad platobných podmienok zo zmlúv
„Priprav mi Excel s platobnými podmienkami zo zmlúv so zákazníkmi: splatnosť, úverový limit, cenová hladina a zľava.“
Rámcové zmluvy a dodatky zákazníkov
Finančné smernice na jednu stranu
„Priprav jednostranové PDF so zhrnutím našich finančných smerníc pre nových zamestnancov.“
Smernica o fakturácii a splatnosti, schvaľovanie výdavkov
Ukážkové nastavenie asistenta
Takto vyzerá finančný asistent po nasadení. Rozsah dokumentov a čísla sú modelové, pri vás ich nastavíme podľa toho, čo reálne máte.
- Zaindexované zdroje
- Dodávateľské a odberateľské zmluvy, rámcové zmluvy a cenové dodatky, interná smernica o fakturácii a podpisový poriadok. Modelovo okolo 400 dokumentov.
- Kto naň vidí
- Financie, účtovníctvo a konatelia. Zmluvné podmienky sú jedna z najcitlivejších zložiek vo firme, preto má tento asistent spomedzi všetkých najužší okruh používateľov.
- Aktualizácia zdrojov
- Novú zmluvu alebo dodatok nahráte a asistent z neho odpovedá v priebehu niekoľkých minút. Staršie znenie ostáva dostupné, aby bolo vidieť, čo sa zmenilo.
Zadanie si určujete vy
Asistent dostane zadanie: krátky text bežnou rečou, v ktorom určíte, ako sa má správať. Nič sa neprogramuje, len napíšete, čo od neho čakáte. Pri finančnom asistentovi doň patrí napríklad:
- Z ktorých zmlúv, dodatkov a smerníc smie odpovedať
- Aby pri každom čísle a podmienke uviedol zmluvu a článok
- Aby pri rozpore medzi zmluvou a dodatkom upozornil a ukázal obe znenia
- Aby nikdy nedopĺňal podmienku, ktorá v dokumentoch nie je
Nie je to pevný zoznam. Do zadania napíšete čokoľvek, čo má asistent dodržiavať, a kedykoľvek ho prepíšete. Prvé zadania píšeme s vami, ďalšie si upravujete sami.
Čo tento asistent nerobí
- Nevidí do vašej fakturácie ani do banky, pokiaľ ho tam sami nenapojíte.
- Nerobí účtovné zápisy a neschvaľuje úhrady.
- Nepočíta daňové priznania ani účtovnú závierku.
- Nenahrádza účtovníka ani daňového poradcu.
Ukážka odpovedí
Dve otázky, ktoré pred úhradou rozhodnú. Ilustračné ukážky, čísla, články aj názvy dodávateľov sú modelové.
Aké má dodávateľ A platobné podmienky a zľavy podľa zmluvy?
Podľa zmluvy s dodávateľom A je splatnosť 30 dní, pri odbere nad 10 000 € zľava 3 % a skonto 2 % pri úhrade do 10 dní. Priložil som odkaz na príslušný článok zmluvy.
Zdroj: Zmluva s dodávateľom A, čl. 5 (Platobné podmienky)Dodávateľ A nám vyfakturoval dopravu zvlášť. Máme to tak dohodnuté v zmluve?
Nie. V rámcovej zmluve s dodávateľom A (čl. 4, bod 4.2) je doprava zahrnutá v jednotkovej cene pri odbere nad 500 €. Fakturovať ju zvlášť je nad rámec dohodnutého. Odporúčam overiť u dodávateľa pred úhradou.
Zdroj: Rámcová zmluva dodávateľ A, čl. 4.2 · Cenový dodatok č. 2Ako sme ho nastavili
Prešli sme, kde zmluvy vôbec sú
Obvykle časť na zdieľanom disku, časť v mailoch a časť v šanóne. Pri analýze sme zistili, čo je digitálne a čo treba doskenovať.
Pridelili sme zmluvy a smernice
Asistent dostal zmluvnú zložku a finančné smernice. Zadanie mu prikazuje pri každej podmienke uviesť zmluvu a článok.
Zúžili sme okruh používateľov
Na zmluvnú zložku vidia len financie a vedenie. Ostatné oddelenia sa k nej cez svojich asistentov nedostanú.
Pre koho je finančný asistent
- Účtovníci a fakturanti, ktorí overujú faktúry oproti zmluvám
- Konatelia, ktorí schvaľujú úhrady a potrebujú rýchly kontext
- Firmy s desiatkami dodávateľských zmlúv a dodatkov
- Tímy, kde zmluvnú podmienku pozná naspamäť jediný človek
Súčasť každého plánu
Znalostných asistentov si vytvárate neobmedzene vo všetkých plánoch, tento je jeden z nich. Plány sa líšia rozsahom používania, jazykovým modelom a úrovňou podpory, nie počtom asistentov. Prvých navrhneme a nastavíme za vás počas analýzy prínosu AI a pri nasadení, presnú ponuku dostanete po analýze.
Asistent odpovedá z vašich zmlúv a interných smerníc a odpoveď je podklad na overenie cez uvedený zdroj. Nenahrádza účtovníka, daňového poradcu ani právne posúdenie zmluvy. Čísla, články a názvy v ukážkach sú modelové.
Ušetrite tímu hodiny práce každý deň
Pošlite nám základné informácie o vašej firme a oblasť, ktorú chcete zlepšiť. Termín online ukážky si vyberiete hneď po odoslaní, alebo sa vám ozveme e-mailom, zvyčajne do jedného pracovného dňa. Spoločne potom posúdime, kde vám AI prinesie najväčší prínos.